Sẽ như thế nào trong 5 năm tới? Năm 2021 bạn sẽ thấy hình ảnh của chính bạn tại văn phòng. Một ứng dụng trên chiếc điện thoại thông minh của bạn sẽ thay thế cho nơi ẩn nấp yêu thích của bạn và bạn sẽ không phải ngồi cố định tại bàn làm việc của mình nữa.
Bạn chỉ cần ở yên một chỗ, trong khi sử dụng một ứng dụng khác để điều chỉnh ánh sáng và nhiệt độ theo ý thích của bạn, hay phát một bản nhạc yêu thích của mình. Một đồng nghiệp đưa ra câu hỏi, vậy bạn chỉ cần kết nối mạng máy tính xách tay của mình với một chiếc bảng trắng gần đó để chia sẻ bài thuyết trình.
Là sự cường điệu hóa? Câu trả lời là không đối với một số công ty. Các văn phòng đều đang phát triển nhanh hơn bất cứ lúc nào trong lịch sử, và nó trở nên tiện lợi cho những chọn lựa cá nhân hơn.
Theo Maureen Ehrenberg, Giám đốc quốc tế của JLL về việc quản lí kinh doanh các thiết bị tích hợp toàn cầu. 5 năm tới kể từ bây giờ, các văn phòng có thể gần như không thể nhận diện được, đặc biệt là các nhà quản lý cơ sở hiện nay.
Ehrenberg cho biết, trong thời đại của các hệ thống tòa nhà thông minh, con người đang trở thành những khách hàng của các phương tiện và nơi làm việc. Người quản lý cơ sở trong tương lai sẽ cần phải suy nghĩ giống như một người hỗ trợ khách hàng và là một nhà cung cấp các không gian được thiết kế theo yêu cầu khách hàng, cho dù họ là nhân viên văn phòng, những người mua sắm, khách trọ tại khách sạn hay những bệnh nhân chăm sóc sức khỏe.
Vậy hình ảnh văn phòng trong tương lai của bạn sẽ giống với thực tế như thế nào?
Thực tế hay chỉ là khoa học viễn tưởng? Nền kinh tế đang phân chia và lực lượng lao động theo yêu cầu sẽ là một phần của cuộc sống hằng ngày.
Thực tế rằng, làm việc qua di động và thời gian thực truy cập vào dữ liệu và thông tin trên các thiết bị di động đang tạo ra nhiều điều mới mẻ; và phương cách làm việc linh động hơn. Mô hình kinh tế “gig economy” có nghĩa là các công ty sẽ ngày càng lệ thuộc nhiều vào lực lượng lao động tự do, tạm thời. Trong 5 năm tới, bạn có thể có các đồng nghiệp khác nhau mỗi ngày hoặc trong các dự án khác nhau. Công ty sẽ thực hiện theo nhu cầu, trả lương khi có nhân viên đến văn phòng, nơi làm việc tạm thời, phòng họp và các trung tâm kinh doanh được sử dụng bởi các thành viên dự án cụ thể hoặc loại hình không gian văn phòng tổ chức một cách sáng tạo để phù hợp yêu cầu thay đổi bất thường. Tất cả sẽ chỉ được giao khi bạn cần, bạn sẽ trả khi bạn sử dụng, bạn có thể chia sẻ với các đồng nghiệp khác hoặc ngay cả các công ty khác.
Nhiều giả định đang thách thức trong khu vực có chiến lược về nơi làm việc liên quan đến nhiều lựa chọn khác nhau. Ehrenberg cho biết, vai trò của các nhà quản lý cơ sở đang tăng lên bao gồm quản lí không gian làm việc trong các bức tường của công ty và hơn thế nữa,” .Hiện tại, việc cần tập trung tại các văn phòng tổ chức là tăng doanh thu trên mỗi người thay vì hạn chế diện tích làm việc trên mỗi nhân viên bằng cách nâng cao kinh nghiệm của nhân viên, cung cấp nhiều chọn lựa nơi làm việc và sử dụng diện tích làm việc hiệu quả hơn tại bất cứ nơi nào nhân viên đang làm việc.
Sự thật hay chỉ là khoa học viễn tưởng? Mỗi cơ sở của công ty sẽ có người hướng dẫn khách hàng giống như các khách sạn.
Một dạng sự thật, có thể bạn không thấy nhân viên hỗ trợ khách hàng trong các tòa nhà hoặc văn phòng công ty, nhưng bạn có thể tìm thấy một ứng dụng điện thoại di động có thể cung cấp chức năng tương tự. Việc tăng cường áp dụng về công nghệ tòa nhà thông minh, đang tạo ra nhiều cơ hội hơn cho các nhà quản lý cơ sở cung cấp dịch vụ nơi làm việc nhằm cải thiện trải nghiệm của nhân viên về cơ sở, và nâng cao năng suất làm việc.
Việc cung cấp nơi làm việc linh hoạt và hiện đại trở nên bắt buộc cho sự cạnh tranh của các chủ tòa nhà. Những nhà quản lý cơ sở trong tương lai sẽ cần phải học hỏi kinh nghiệm từ ngành khách sạn và phải suy nghĩ như những nhân viên hỗ trợ khách hàng, để đáp ứng những nhu cầu của nhân viên. Công nghệ tòa nhà thông minh hỗ trợ việc sử dụng các ứng dụng di động và không gian làm việc, nơi mà nhân viên có thể đặt trước bàn làm việc hoặc chỗ nghỉ ngơi cho ngày hôm đó, và tùy chỉnh ánh sáng, nhiệt độ và thậm chí cả âm nhạc.
Ehrenberg cho biết, hiện tại nhiều công ty bao gồm cả các công ty dịch vụ tài chính chuyên nghiệp truyền thống, đang cung cấp một loạt các sự lựa chọn về không gian làm việc, từ phòng chờ để hợp tác làm việc đến bàn hoặc góc làm việc hay các phòng họp nhỏ; để cung cấp cho các loại công việc khác nhau. Thêm các dịch vụ cơ sở có thể làm việc là bước tiếp theo.
Sự thật hay chỉ là khoa học viễn tưởng? 5 năm tới kể từ bây giờ, chúng ta sẽ có thể dự đoán tương lai.
Thực tế, các phân tích dự báo trong việc quản lý tòa nhà đang trở thành tiêu chí phấn đấu, và trong 5 năm nữa nó có thể sẽ trở nên phổ biến. Công nghệ tòa nhà thông minh tạo ra dữ liệu không chỉ liên quan đến các hoạt động vận hành tòa nhà, mà còn về việc các diện tích đang được sử dụng như thế nào. Trong việc thiết lập văn phòng, như việc phân tích dữ liệu cảm biến không dây cho thấy khi nào phòng hội nghị được sử dụng và liệu cuộc họp có kết thúc sớm hoặc đã bị hủy bỏ; giúp tòa nhà sử dụng hiệu quả nhất ánh sáng, nhiệt độ, thông gió và điều hòa không khí một cách hiệu quả nhất.
Các nhà quản lí cơ sở và các chiến lược gia về nơi làm việc, hiện nay có thể lên kế hoạch sử dụng diện tích dựa vào việc sử dụng không gian thực, chứ không phải vào các cuộc khảo sát hoặc sự phỏng đoán. Những hiểu biết về dữ liệu có thể xúc tiến cho các cách tiếp cận mới để bố trí nơi làm việc, hoặc cho một người quản lý cơ sở các thông tin cần thiết để giúp khách thuê cung cấp diện tích làm việc cho nhân viên mới mà không cần tăng thêm diện tích thuê. Mô hình dự báo có thể cho thấy cách thức để cung cấp diện tích cho công nhân mới mà không cần tăng thêm diện tích.
Khi việc quản lý cơ sở tiện ích ngày càng tập trung vào số liệu và kỹ năng phân tích, các đội ngũ quản lý ngày nay không chỉ bao gồm các kỹ sư tòa nhà, mà còn các chuyên gia công nghệ thông tin, các lập trình viên phần mềm và nhân viên phân tích dữ liệu. Các khái niệm như quản lý dịch vụ điện toán, cơ sở hạ tầng thông minh, hệ thống tích hợp, phân tích dữ liệu và quản lý vòng đời mô phỏng 3D đang trở thành một phần không thể thiếu của công việc đằng sau hậu trường, tạo sự thoải mái hơn, năng suất hơn và nhiều trải nghiệm về việc thiết kế theo yêu cầu cho người lao động.
Ehrenberg cho biết, hệ thống tòa nhà thông minh thế hệ tiếp theo sẽ cho phép kết nối xa hơn, tạo ra nhiều cách làm việc, vui chơi và sinh hoạt mới. Những tiến bộ này đang kết hợp với bất động sản các nhà kho công nghiệp và cửa hàng cho đến nơi làm việc của công ty và các phòng bệnh viện.
Ehrenberg cho thấy, trong thực tế, trong tương lai không xa, các nhà quản lý cơ sở có thể không còn được gọi là nhà quản lý cơ sở, nhưng trở thành cái gì đó thân thiện với khách hàng hơn như gián sát kinh nghiệm nơi làm việc hoặc giám sát hiệu suất kinh doanh.
JLL (Diễn đàn Doanh nghiệp)
