Nằm trong chiến lược hiện đại hoá và nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp bằng công nghệ tin học tiên tiến và hoàn thiện dịch vụ khách hàng, Công ty CP Vincom đã vừa quyết định ký hợp đồng với Yardi – một tập đoàn hàng đầu thế giới, chuyên về phát triển phần mềm quản lý bất động sản (BĐS).
Theo thỏa thuận, Vincom sẽ đưa vào ứng dụng chương trình quản lý BĐS Yardi Voyager, một phần mềm chuyên dụng phục vụ quản lý – kinh doanh BĐS thương mại với các chức năng quản lý văn phòng cho thuê, quản lý trung tâm thương mại và trong tương lai gần sẽ có thêm cả chức năng bán và cho thuê căn hộ… Theo đó, toàn bộ các chức năng quản lý tối ưu này của Yardi Voyager sẽ chính thức được đưa vào sử dụng tại tất cả các toà nhà, trung tâm thương mại và các dự án BĐS của Vincom bắt đầu từ tháng 1/2011 sau 3 tháng triển khai cài đặt, đào tạo, thử nghiệm và đánh giá nghiệm thu với sự tham gia của những chuyên gia giàu kinh nghiệm của tập đoàn Yardi.
Yardi Voyager là phần mềm ứng dụng dành riêng cho lĩnh vực quản lý BĐS với rất nhiều tính năng, được tích hợp toàn diện với mô hình dữ liệu tập trung và chỉ nhập dữ liệu 1 lần, có khả năng đưa thông tin xác thực, liên tục và cập nhật tới tất cả người sử dụng. Theo hợp đồng ký kết, Yardi Voyager sẽ được các chuyên gia của Yardi phát triển và điều chỉnh để phù hợp với đặc thù hoạt động của Vincom. Trên cơ sở đó, Yardi Voyager sẽ hỗ trợ đắc lực và toàn diện cho công tác quản lý, vận hành tất cả các tổ hợp BĐS cao cấp của Vincom ngay từ lúc hoàn thành việc xây dựng để đưa vào hoạt động, bao gồm: quản lý cơ sở vật chất (liên tục cập nhật để đáp ứng các yêu cầu sửa chữa, bổ sung, lắp đặt, thay mới, bảo trì bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị… của các khách thuê); quản lý khách thuê và hợp đồng cho thuê một cách toàn diện (từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi kí hợp đồng và kết thúc hợp đồng); quản lý tài chính kế toán cho các tòa nhà văn phòng và trung tâm thương mại của Vincom liên quan đến các hợp đồng thuê,… (gửi thông báo nộp tiền thuê, quản lý tài khoản phải thu, phải trả, tự động kết nối trực tuyến với ngân hàng, tự động kết nối với phần mềm kế toán của doanh nghiệp…).
Phần mềm Yardi Voyager đặc biệt ưu việt nhờ công nghệ tập trung dữ liệu kế toán và quản lý BĐS trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, từ đó đưa ra được những báo cáo cập nhật đến từng phút. Yardi Voyager cho phép có thể kiểm soát mọi phạm trù công việc liên quan đến quản lý BĐS vào mọi thời điểm một cách chính xác thông qua hệ thống thông tin rõ ràng minh bạch, tạo điều kiện tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiến trình công việc và tăng cường sự cộng tác giữa các phòng ban, từ đó có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất và đưa ra được các giải pháp dịch vụ tối ưu đối với khách hàng trong mọi hoàn cảnh.
Với việc ứng dụng Yardi Voyager, không những Vincom có thể triển khai công tác quản lý vận hành các hệ thống, tổ hợp BĐS của mình một cách hiệu quả, chính xác nhất; quan trọng hơn, đây chính là phần mềm quản lý có những tính năng hướng tới khách hàng. Yardi Voyager sẽ giúp khách hàng (khách thuê, mua… tại các tổ hợp BĐS) của Vincom được thụ hưởng tối đa những tiện ích của dịch vụ. Khách hàng sẽ cảm thấy hoàn toàn hài lòng vì mọi yêu cầu liên quan đến việc thuê, mua BĐS từ cơ bản nhất đến phức tạp nhất của mình đều sẽ được thỏa mãn kịp thời, thậm chí còn được trả lời trước cả khi khách hàng đưa ra yêu cầu, vì với Yardi Voyager không một công việc nào bị bỏ sót.
Theo đó, chương trình quản lý này sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của khách thuê nhanh nhất và hiệu quả nhất. Từ khi là khách hàng tiềm năng, chương trình sẽ nhắc nhở nhân viên việc liên lạc với khách hàng, tập hợp các yêu cầu và mọi yêu cầu của khách hàng sẽ được đưa vào hệ thống để tìm được sản phẩm cho thuê phù hợp, hoặc đưa ra các phương án hợp lý cho khách lựa chọn. Đến khi đã ký hợp đồng, chương trình quản lý khách thuê sẽ nhắc hệ thống quản lý đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời (gồm các yêu cầu của khách về việc sửa chữa, lắp đặt, thay mới thiết bị, thông báo vắng nhà,…); đồng thời giúp việc quản lý hợp đồng như thông báo thời gian bắt đầu thuê, thời gian hết hạn, báo trước các khoản thanh toán để khách hàng chuẩn bị,… một cách chính xác và văn minh nhất. Đến khi hết hạn hợp đồng, chương trình cũng sẽ giúp đưa ra thông báo sớm cho khách hàng về thời hạn hợp đồng và đề xuất các phương án tư vấn tiếp theo để khách hàng có lựa chọn gia hạn hoặc kết thúc. Cùng với những chức năng trên Yardi Voyager còn có chương trình quản lý cơ sở vật chất, cảnh quan của cả tổ hợp BĐS với việc liên tục cập nhật về tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và tiện nghi (thang máy, điện nước, điều hòa, ánh sáng,… ) từ bộ phận kỹ thuật, trung tâm dịch vụ khách hàng… nhờ đó cơ sở vật chất trong tổ hợp và tòa nhà được quan tâm liên tục, sửa chữa kịp thời để phục vụ khách thuê và khách thăm. Cảnh quan tòa nhà cũng sẽ được nhắc nhở chăm sóc liên tục và chu đáo tạo cho khách hàng sự thoải mái và hài lòng…
| “Mục đích đầu tiên của việc Vincom quyết định đầu tư một khoản kinh phí lớn để thực hiện dự án này là nhằm phục vụ một cách tốt nhất, đáp ứng được nhu cầu liên tục, đa dạng và ngày càng cao của khách hàng. Chúng tôi luôn mong muốn và nỗ lực để phát triển doanh nghiệp theo hướng hiện đại, bền vững và hướng tới khách hàng. Bên cạnh việc nâng cao trình độ quản lý, quản trị doanh nghiệp và năng lực của hệ thống nhân sự một cách chuyên nghiệp, Vincom cũng luôn quan tâm đến việc phát triển, hiện đại hoá các phương tiện và công nghệ hỗ trợ nhằm tiết giảm sức người và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng theo chuẩn quốc tế trong mỗi hoạt động đầu tư kinh doanh… Yardi VoyagerTM là một chương trình quản lý hàng đầu thế giới nên chúng tôi tin, với việc ứng dụng này, hoạt động quản lý và kinh doanh BĐS tại Vincom sẽ được hỗ trợ rất tốt, phát huy được những ưu việt và hỗ trợ đắc lực cho chính chúng tôi cũng như cho khách hàng”, ông Lê Khắc Hiệp – Chủ tịch HĐQT Cty CP Vincom cho biết. |
